普通の郵便と違う点は、内容証明郵便では、差出人が「どんな内容」の文章を「いつ」発送したかを公的機関が証明してくれることです。

　内容証明郵便は、公的にしかも確実に証明する力を持った郵便ですから、「どんな内容」の文章を「誰に」対し「いつ」発送したかを後で証明したいときには、大変有効な手段です。

　相手方に対して普通の手紙を送付した以上の法的な効力もなく、相手側に手紙の内容を実行しなければならないという義務を生じさせるわけでもありません。

　内容証明郵便を効果的に活用するには書留郵便にする必要があります。

　書留郵便にすると、郵便物を引き受けたときから配達されるまでの保管記録が郵便局に残され、紛失した場合には損害を賠償してくれます。

　単なる書留郵便でも、確実に配達されますし、郵便局の受付票が相手に郵便を出したことを証明してくれます。

　しかし、単なる書留郵便では、手紙の中身を証明してくれません。内容証明郵便では、手紙の中身の内容を公的機関が証明してくれるのです。

　届いた時期を確実に証明するために、「内容証明郵便プラス配達証明付き」で出す必要があるのです。（配達証明を頼むと、配達した日の通信日付印を押したハガキが郵便局から送られてきます。）これにより、文章の内容・発信年月日・到達したこと・到達年月日・が公的に証明され内容証明の証明力は完全なものとなるのです。

　しかし、後になってそのことでトラブルが発生した場合、口頭（電話）や通常郵便による意思表示では、内容及び到達日を客観的に証明することが困難となります。

　万が一、話がこじれて裁判にでもなった場合、証明が出来ないばかりに、有利に争えないというばかりでなく、かえって不利になることさえあるのです。こうならないように、内容証明を利用するのです。

 

 　「内容証明郵便のメリット」　

●心理的圧迫・事実上の強制の効果

　内容証明郵便では、差出人の強い意志（裁判を覚悟している・・・など）が読み取れるので、相手に対して心理的圧迫をかけることが出来ます。

　また、形式の上で、郵便局長の名義による証明文言と証明年月日が記され、そのうえ、書留となるために受取人は受領印を要求されるなど、日常行わないことが起こるため、困惑したり
するものです。

●差出人の真剣さが伝わる

　通常の手紙ではなく、あえて内容証明郵便を送付したということから、相手に対して、差出人の強い意志・真剣さを表明できます。

●証拠作りや相手方の出方を探ることができる

　お金を貸したが借用書を作っていなかったという場合、口頭（電話）で何度督促しても返してくれないが、自分の方にも証拠となる借用書が無いために裁判等をおこせないということがあります。

　以上、内容証明のメリットを記しましたが、一歩間違うと、内容証明を出したほうが脅迫罪・恐喝罪に問われることもあります。
（この場合、内容証明が犯罪を証明するための証拠となってしまいます。）

 

「内容証明郵便のデメリット」

●文章以外の資料は同封はできません。字数の制約がある。

●法的な強制力はありません。

　内容証明は、いったん出してしまうと撤回できません。くれぐれも、慎重に行いたいものです。

 

「内容証明郵便の書き方」

  用紙は特に決まりはありません。どんな紙でも結構ですが、一般の方が手書きで出す場合は、文具店などに売ってある内容証明書用紙を使うと間違いがありません。

　１枚に書ける字数や行数は以下のように厳格に決められています。

　タテ書きの場合　1行20字以内で26行以内

　ヨコ書きの場合　1行20字以内で26行以内、1行13字以内で40行以内(真ん中で折って袋とじする場合)または1行26字以内で20行以内

　、。, などの句読点も１字と数えます。

　従って、原稿用紙などを使う場合、１マスに文字と句読点やかっこを一緒に入れてはいけません。文の最後が行末にきた場合、通常は「。」を最後のマスに文字と一緒に入れたり、マス
の下に書いたりしますが、内容証明郵便の場合は次の行の行頭に来るというタブーを犯す形となります。

　それが嫌であれば、最初から文末を１字空けて１９字や２５字で書くとよいでしょう。あくまで２0字または２６字以内ですので、それより少ない分は問題ありません。 

　内容証明郵便を取り扱っている郵便局は、一般に本局といわれる大きな郵便局となっています。（念のために、事前に確認しておきましょう。）

　また、本人でなくても、代わりの人でも出すことが出来ます。

　郵便局の書留の窓口で、次のものを提出し内容証明郵便の発送を申し込みます。このとき「配達証明付」であることを必ず指定します。

（１）郵送用文書と謄本

　通常は３通です。

（２）封筒

　表面に受取人の住所・氏名を記載し、裏面に差出人の住所・氏名を記載したものが必要です。

　記載方法は一般の封書の場合とは異なり、本文中の記載と同じにしなければなりません。

たとえば本文に「一丁目二番三号」と記載したら、封筒にも同様に記載しなければなりません。

「１－２－３－」と書いても認められません。

（３）差出人の印鑑

印鑑は、差出人の名前の下、訂正箇所、複数枚担った場合のつなぎ目の契印のために必要です。（事前に、間違いなく押していたら、持っていく必要はない。）

不測の事態に備えて、認印でよいので持って行きましょう。

（４）料金

　手紙一枚を受取人一名に定型封筒で出す場合の標準的な内容証明郵便の料金は　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（平成25年11月現在）

内容証明にかかる費用・・・４２０円（手紙一枚）

郵送料・・・・・・・・・・・８０円

書留料・・・・・・・・・・４２０円

配達証明料・・・・・・・・３００円

となり、合計１２２０円となります。

　手紙は一枚増えるごとに２５０円追加、速達で出す場合には２７０円がこれに加わります。

　そのほか、こまかく料金設定がしてありますので窓口で確認して下さい。